التخطيط في المكتبات ومراكز المعلومات

التخطيط في المكتبات ومراكز المعلومات:

- يعتبر التخطيط من اهم الوظائف التي تقوم بها الادارة اذ انه لا يمكن تنفيذ اي عمل على أكمل صورة دون تخطيط مسبق له والتخطيط ينثل مرحلة التفكير التي تسبق التنفيذ والتي تنتهي باتخاذ القرارات المتعلقة بما يجري عمله وكيف يتم ومتى يتم ومن يقوم به اذن فهو سلسلة من الخطوات التي تتعلق بالمستقبل ولقد اهتمت كل دول العالم على اختلاف نظمها وتعدد فلسفاتها فلجأت اليه لمواجهة الازمات ولأحداث التقدم في مختلف مناشط الحياة باعتباره الاسلوب الامثل لتحقيق الاهداف المرغوبة. ولا يغيب عن بالنا ان التخطيط وسيلة ليس غاية في حد ذاته وسيلة تهدف لمواجهة المستقبل بتدابير مدروسة وتقديرات محدودة وهو عملية مستمرة له بداية ولكن لا نهاية له لان الانتهاء من خطة او برنامج يؤدي الى وضع خطة اخرى او تنفيذ برنامج جديد اهميته يلعب دورا هاما في المكتبات لعدة اسباب ومنها:

1- انه يظهر اهداف المكتبة بوضوح حتى يستطيع كل فرد يعمل في المكتبة معرفة مايسعى الى تحقيقه.
2- يبين الطرق والاساليب التي يجب ان يتبعها موظفو المكتبة في اداء اعمالهم لتحقيق الاهداف المطلوبة .
3- يحدد العناصر اللازمة لتسيير دفة العمل بالمكتبة سواء اكانت عناصر مادية او بشرية.
4- يحدد الوقت اللازم لتنفيذ كل نشاط من انشطة المكتبة وبرامجها.
5- يساعد على معرفة المشاكل والتغيرات المتوقع حدوثها للعمل على تلافيها والاستعداد لها .
6- يعتبر اداة لتوفير النفقات حيث يساعد على الاختيار من قائمة الاولويات وهذا بدوره يزيد من مصادر المكتبة المالية.
7- انه ضابط للأعمال والانشطة التي تتم في المكتبة فبدونه لا يمكن الرقابة على اعمالها والتأكد من ان مأتم عمله مطابق لما ينبغي ان يكون.

عناصره:

اولا: -تحديد الاهداف:

-الاهداف هي الغايات المطلوب الوصول اليها والتي انشأت المكتبة من اجلها ومن ثم تعتبر نقطة الانطلاق في العمل المكتبي ككل لأنها تحدد الاتجاه العام لعمل المكتبة فاذا لم يكن هناك اهداف محددة تسعى الى تحقيقها كان عملها جهدا ضائعا ومفرغا من مضمـونه. 

ثانيا: -وضع السياسات:

السياسة هي الطريق الذي اذا اتبعناه تحقق الهدف اذن السياسة ماهي الا الخطوط العريضة او الاطار الذي تتحرك في نطاقه هذه المنظمة وتخضع له إجراءاتها واوامرها وتعليماتها بل حتى العلاقات بين موظفيها .

انواع السياسات:

أ-السياسات الاساسية: وهي التي يستخدمها اعضاء الادارة العليا بالمكتبة وتتوقف عليها جميع السياسات الاخرى وينبغي ان تكون متصلة بأهدافها وان تتصيغ بالسعة والمرونة والتي تسمح باي تغير تتطلب ظروف المستقبل.

ب-السياسات العليا: تستخدم بواسطة مديري الادارات او الاقسام في المكتبة .
ج-السياسات الفرعية :وتسمى السياسات التشغيلية وهي تتعلق بنشاط ادارة او قسم معين في المكتبة وتحكم اعماله اليومية مثل (سياسة التزويد سياسة التصنيف...الخ)..


ثالثا :-تحديد الاجراءات :

هي الخطوط التفصيلية للطريقة التي يتم بها تنفيذ الاعمال (هي طريقة محددة مسبقا عن كيفية تنفيذ العمليات الروتينية )

انواع الاجراءات:
1-التزويد.
2-الفهرسةالوصفية والموضوعية.
3 -التصنيف.
4-الخدمة المكتبية (الاعارة الخارجية والداخلية والارشاد المرجعي)
5-تعيين الموظفين وتدريبهم.
6-الميزانية.
7-المبنى وشؤون الصيانة. 

رابعا:- وضع الـقواعد:

الفرق بين القاعدة والسياسات والاجراءات يتلخص فيما يلي:

1- القاعدة تستلزم القيام بعمل معين او عدم القيام به.
2- السياسات تعتبر مرشد للتفكير عند اتخاذ القرار ومن ثم فهي تسمح بحرية التصرف داخل خطوطها العريضة اما القاعدة فلا تسمح بحرية التصرف عند التطبيق .
3- وضع البرامج: توضع البرامج لكي تبين وقت  البداية ووقت النهاية لكل عمل او مشروع في المكتبة ومقدار التداخل الزمني بين  العمليات.
4- وضع الميزانيات التقديرية:- تعرف الميزانية التقديرية بانها (كشف او بيان بموارد وامول محددة ومخصصة لمشروع ما او نشاط ما او لوحدة من الوحدات في النظم وهي نوع من اعداد الخطة او الخطط في صورة كمية او مالية) ومعنى هذا ان الميزانية التقديرية بيان احصائي تتناول كل صور العمليات المستقبلية المطلوب انجازها في فترة زمنية محددة تكون عادة (سنة) وهي من اهم الدعامات التي يعتمد عليها في التخطيط لأنها تعبر عن الاعمال التي تشملها الخطة بالأرقام وتوضح كافة النفقات التي يجب الالتزام بحدودها اثناء التنفيذ.

اذن فالتخطيط عملية مستمرة في جميع وحدات المكتبة واقسمها بهدف تنسيق الانشطة التي تقوم بها وتوجيهها نحو تحقيق اهدافها المحددة سلفا وان المكتبة ينبغي ان تعتمد في انجاز كافة اعمالها على تخطيط مسبق تستنير بــه ويكون في الوقت ذاته وسيلتها في تحقيق اهدافها العلمية والتعليمية.. 

من مدونة للقراة اكثر انقر الرابط 

                                  الرابط